Come sto organizzando il mio lavoro
Una serie di applicazioni che integrano produttività personale e AI.
Negli ultimi mesi sto aggiornando l’insieme delle applicazioni che uso per la mia attività quotidiana. In realtà, ne provo molte, le sostituisco, poi cambio idea e torno indietro. Sono alquanto volubile, a dir la verità. Ma mi sto accorgendo che al di là di tutti i cambiamenti che periodicamente faccio, ci sono app e servizi che si stanno consolidando nella mia routine quotidiana.
Disclaimer: non ricevo fondi né sponsorizzazioni da nessuna delle società citate.
Pago tutto di tasca mia.
In questi giorni sto usando queste app e servizi:
Perplexity Pro
È diventato per me uno strumento indispensabile per la ricerca, l’organizzazione e la strutturazione delle informazioni. Tra l’altro, esiste una versione Education che consente a docenti e studenti di ottenere la versione Pro a $6 al mese. Ha funzioni molto comode per organizzare i thread e consente di scegliere tra diversi LLM e modalità di creazione delle risposte.
Sto iniziando anche ad usarlo per produrre, per esempio, slide a partire da testi. In alcuni casi ho usato NotebookLM. Devo dire che, per questo tipo di attività, questi strumenti di GenAI mi soddisfano meno perché non basta generare la slide in sé; devo poi riallocare il testo per adattarlo ai formati standard di Keynote e, alla fine, c’è ancora molto lavoro da fare per creare slide o grafici di qualità. Devo probabilmente ancora affinare il mio workflow.
Todoist
Ho provato tantissime app per la gestione delle attività e la produttività personale. Noteplan è bellissima, ma il fatto di essere text-based la rende più complessa da usare e meno facilmente integrabile con altre app. Todoist è estremamente flessibile, ben integrata con le altre app per Mac e iPhone ed è facile da usare.
Ho provato anche altri prodotti: Asana e, soprattutto, ClickUp sono molto belli, ma più complessi e adatti all’uso aziendale. Todoist è perfetta per l’uso personale o per piccoli gruppi.
Bear
Per molto tempo ho usato solo Apple Notes, ma l’eleganza e, soprattutto, il fatto che Bear usi Markdown e un sistema di tag fantastico mi hanno convinto. È la mia app per testi brevi, note, appunti. Ed è realizzata da un’azienda di Parma! Bellissima.
Fantastical
È la migliore app per calendario su macOS e iOS, senza dubbio. E si integra perfettamente con la mia app per la gestione dei task, Todoist, e con altri feed di calendari su Internet.
Reader/Readwise
È una coppia di strumenti per me essenziali per salvare informazioni da qualunque fonte, soprattutto dal web, e poi per costruire librerie di citazioni, articoli, video e testi vari. Reader offre anche la funzionalità di lettura RSS.
Scrivener
Ho provato altre app, per esempio Ulysses, ma quando si tratta di scrivere testi complessi, come libri, sono sempre tornato a Scrivener. È un po’ complicata in alcuni passaggi, ma è unica.
Grammarly Pro
Grammarly Pro per me è indispensabile per correggere al volo, in qualunque app o browser, il testo che scrivo e per aiutarmi a riscriverlo e raffinarlo. Usa molto bene GenAI.
Buffer
Uso la versione gratuita di Buffer per gestire le pubblicazioni di post su X, Bluesky e LinkedIn. Purtroppo, per limiti di Substack, non è ancora integrato con questa piattaforma, che sta diventando per me il principale luogo per interagire con le persone.
Unsplash/iStock
Sono due siti (Unsplash e iStock) dove si possono trovare foto gratuite o a pagamento da usare nelle presentazioni o sul web.
Qobuz e Naim
Per la musica utilizzo Qobuz, che offre un catalogo molto ricco e, soprattutto, una qualità audio altissima. Si integra poi al meglio con il mio streamer Naim tramite Qobuz Connect. Usavo molto Roon, ma richiede un dispositivo dedicato che mi ha sempre dato problemi. Adesso dovrei sostituirlo con un Mac mini, ma visto che Qobuz, oltre a Connect, offre già di suo newsletter e info su artisti e album, Roon mi è molto meno utile di prima. Devo dire che, per recuperare informazioni su artisti e album, utilizzo moltissimo Wikipedia, ProgArchives e Allmusic.
Per accedere al mio server di musica Naim Core uso direttamente l’app Naim. La possibilità di integrare in un’unica vista la musica proveniente da diverse fonti è l’unico vantaggio di Roon, ma per quel che mi serve, Qobuz + app Naim vanno più che bene.
draw.io
Ho scoperto da poco questa applicazione e ho visto che per me è più che sufficiente per realizzare tutti i grafici e i diagrammi che mi servono, inclusi quelli UML.
Apple
L’ecosistema Apple offre una serie di vantaggi indiscutibili per l’integrazione e la fluidità dell’interazione. Per cui, anche se esistono app che, individualmente, sono migliori (penso, per esempio, a Spark per la mail), alla fine uso regolarmente Mail, Notes (per disegnare, specialmente durante meeting o lezioni, o per conservare informazioni varie), Photos, Books, Safari, Passwords (che fa tutto quello che facevo prima con 1Password e Authenticator). Uso Keynote per le mie presentazioni ed è un’altra vita. Quando serve, uso Pages e Numbers. Sto scoprendo Journal per il journaling.
Numi
Numi è una bellissima calcolatrice per Mac, Windows e Linux. Fantastica.
Raycast
Sono sempre stato in dubbio su quale bar di comandi usare su macOS. Per un po’ ho usato solo Spotlight, ma non fa tutto quello che serve. Poi ho provato Alfred. Alla fine sto usando Raycast.
Looks like Rain
Per il meteo ho scoperto tempo fa Looks like rain e adesso è per me indispensabile. Semplice, elegantissima, integrata con fonti dati affidabili. La uso sia su iPhone che su Mac.
Amphetamine
È utilissima per congelare lo schermo ed evitare che vada in standby mentre sto facendo presentazioni o lezioni. Si scarica dall’App Store.
Clean My Mac
CleanMyMac è per me utilissima per gestire il Mac. L’ho da molti anni ormai. Nel tempo, ha aggiunto molte nuove funzionalità.
Cheatsheet
Una semplice, straordinariamente utile app che uso per conservare informazioni varie e averle sempre a portata di mano. Imperdibile.
Google Maps
Per l’interfaccia e l’integrazione con altre app Apple, preferirei Apple Maps, ma la qualità delle informazioni e la ricchezza dei servizi di Google Maps sono superiori, almeno per ora.
Parcel
Piccola, splendida app che uso per tracciare tutte le spedizioni.
Flightradar e Flighty
Flightradar è senza dubbio ricchissima di informazioni e credo sia la più precisa. Ma Flighty ha un’interfaccia utente e una serie di feature durante il viaggio che sono assolutamente uniche.
Hookmark e link
Sto sempre più spesso sfruttando la possibilità di creare link tra documenti o informazioni. macOS offre di suo alcune funzioni di base. In più, sto usando Hookmark, uno strumento davvero potente per creare collegamenti bidirezionali.
Altre app
Ho provato molte app per gestire documenti ipertestuali, come Obsidian, Capacities e Anytype. Mi sembrano fin troppo complicate e al di là della normale routine delle persone. Alla fine, per questo tipo di prodotti, Noteplan va più che bene, ma, come dicevo, l’essere text-based spesso mi complicava la vita. Alla fine, editor come Bear, un'app come Todoist e la possibilità di creare link (Hookmark) quando dovesse servire sono per me più che sufficienti e rendono le attività molto semplici e dirette.
In ogni caso, un sito dove trovare parecchie recensioni e info è toolfinder.co (senza la “m” finale!).
Sicuramente, le cambierò ancora. Ma queste sono le app che uso regolarmente ad oggi. E voi?
Buon giorno Prof., anche io mi trovo nelle stesse condizioni, la mia "toolchain" è in evoluzione per le stesse identiche ragioni citate da Lei. Il pacchetto di tool che uso è, in parte, diverso dal suo non solo perché ognuno di noi ha esigenze diverse, ma anche perché uso Windows e Linux come sistemi operativi. Ciò premesso, avevo sottoscritto un abbonamento con ChatGPT soprattutto per avere un minimo (ma proprio un minimo ...) di attenzione al GDPR. Ho provato e penso proprio che sottoscriverò il contratto Pro di Perplexity perché è veramente un game changer, non solo per la navigazione.
Nei tool organizzativi uso Notion perché oltre a prendere appunti, lo uso per integrazione col calendario e gestione attività/progetti, per questa ragione sto valutando anche Anytype. Continueremo su queste riflessioni.